Как внедрить Битрикс24 в Ташкенте с минимальными рисками?

Содержание

1. Предпроектное обследование
2. Демо-стенд
3. MVP
4. Расширение функционала

1. Предпроектное обследование Без предварительной аналитической работы даже самый крутой эксперт не сможет внедрить Битрикс 24, которая решит бизнес-задачи. Поэтому, чтобы не тратить впустую ваши деньги и наши силы, мы начинаем работу с предпроектного обследования.

Предпроектное обследование — этап, который минимизирует риски провала внедрения CRM-системы.

Так что же представляет собой предпроектное обследование и за счет чего можно существенно повысить шансы на успех проекта внедрения CRM? Разберем предпроектное обследование по частям.

Шаг первый: агрегация требований

Агрегация требований — фундамент будущего проекта, целью которого является внедрить Битрикс 24. А значит, меньше правок, нервов, дополнительных работ и расходов.

На этом этапе мы собираем и анализируем все данные по проекту: цели, задачи, технические и функциональные требования.

Готовьтесь отвечать на вопросы: их будет много и они будут очень въедливыми.

Шаг второй: моделирование бизнес-процессов

Прежде, чем автоматизировать бизнес-процесс, нужно четко понимать, как он устроен, иначе предлагаемое программное решение не будет соответствовать действительности.

Для этого процесс визуализируется путем моделирования с помощью специальных языков (нотаций). Наша компания применяет в работе нотацию BPMN — систему специальных условных обозначений, а также их описания.

Нотация BPMN одинаково понятна предпринимателям и разработчикам. Она представляет собой стандартизированный язык, который помогаем связывать управление бизнесом и внедрение CRM, например.

Задача BPMN — это описание предметной области для заказчика на понятном ему языке.

Все схемы бизнес-процессов предоставляются заказчикам в электронном виде, их можно увеличить, посмотреть описание определенных узлов.

Шаг третий: разработка проектной документации
Бизнес-аналитик совместно с техническим экспертом разрабатывает пакет документов:

Функциональные требования — это перечень сервисов, которые должна выполнять CRM-система, документ прежде всего ориентирован на бизнес-заказчика. Отвечает на ключевые вопросы: «Что делаем?» и «Зачем делаем?».

Технические требования (техническое задание) — перечень задач, технических характеристик и требований, описание сценариев работы с системой. Документ ориентирован на технических специалистов. Отвечает на ключевые вопросы: «Как делаем?» и «Как должен выглядеть результат работы?».

Техническое задание (ТЗ) является юридическим документом — как приложение включается в договор между заказчиком и исполнителем, чтобы внедрить Битрикс24, и является его основой.

Смета-план-график — список оцененных по трудозатратам и стоимости задач, сгруппированных по этапам внедрения. Каждый этап расписан по времени. Документ представлен в виде диаграммы Ганта.

Как это выглядит:

Составление проектной документации позволяет сформулировать мысль на совершенно ином уровне качества, чем при устном обсуждении. В разговоре многие детали упускаются, а часть информации забывается.

Да, составление документов — дело кропотливое и небыстрое, но оно того стоит.

2. Демо-стенд

После предпроектного обследования мы подготавливаем демонстрационный стенд (демо-стенд).
Демо-стенд — это демонстрация части функционала CRM-системы, ориентированной на ваши бизнес-задачи.

Обычно в демо-стенд включены настроенные воронки продаж, карточки контактов, компаний, сделок и лидов. В сложных случаях — роботизированные сценарии.

Демо-стенд позволяет провести тест-драйв CRM-системы перед тем, как внедрить Битрикс24.

Пример демо-стенда:

3. MVP

MVP (minimum viable product) — это минимально жизнеспособный продукт, цель которого быстро запустить Битрикс24 и начать работать в системе.

Один из секретов успеха внедрения любого программного обеспечения — итерационность. Это могут быть разные подходы (SCRUM, Agile, например), но суть одна: двигаться короткими этапами, и в конце каждого получать рабочий функционал.

Разберем живые примеры.

В случае внедрения всего набора инструментов Битрикс24, лучшим решением будет в качестве MVP реализовать базовые штатные функции корпоративного портала:

• Добавить всех компьютеризированных сотрудников на портал;
• Настроить организационно-штатную структуру;
• Внедрить работу с мессенджером, живой лентой;
• Внедрить работу с задачами.

Если первый приоритет — CRM, то стоит начинать с 2-х золотых правил:

• Записывать всех клиентов в едином месте (импортировать базу, интегрировать источники лидов с CRM);
• По каждой активной продаже (сделке) планировать следующий шаг (построить воронки продаж, обучить менеджеров).

А в дальнейших этапах уже настраивать интеграции, аналитику и автоматизацию.

4. Расширение функционала системы

После успешно внедренного MVP мы переходим к следующим этапам.

В нашей компании мы используем методологию SCRUM, чтобы успешно внедрить Битрикс24.

SCRUM — гибкий подход к разработке и внедрению проектов.

Мы запускаем ваш проект с минимальными, но достаточными для решения бизнес-задач функциями, другими словами, MVP. Затем наращиваем функционал короткими итерациями — спринтами.

Спринт (итерация) — этап работ над проектом длительностью от 2 до 4 недель, в результате которого вы получаете новый функционал.

Каждая итерация состоит из нескольких шагов:

1. Установочная встреча с обсуждением планов этапа;
2. Техническая реализация — настройки системы, системные интеграции;
3. Тестирование и отладка;
4. Презентация заказчику, внесение корректировок;
5. Обучение — отдельно для руководителей и каждого отдела сотрудников;
6. Разработка документации пользователя.